Ben jij goed voorbereid op de periode na de coronacrisis?

Ik krijg tijdens de coronacrisis als adviseur veel vragen over de noodmaatregelen voor ondernemers vanuit de overheid. Vragen over de financiële ondersteuning door zorgverzekeraars, NOW regeling, TOGS regeling en de TOZO. Maar eigenlijk mis ik een belangrijke vraag.
Hoe ga ik straks de gemiste omzet van de coronacrisis binnen de praktijk inhalen?

Kijken wat er wel kan

Rutte riep in zijn persconferentie de samenleving, het bedrijfsleven en de scholen op na te denken hoe vorm te geven aan ‘de 1,5 meter-samenleving’ die voorlopig het nieuwe normaal zal zijn. Dat betekent in dit geval voor mij, mijn collega’s, de relaties van Raadgevers en alle medisch ondernemers, dat we moeten nadenken over creatieve oplossingen voor de medische praktijk in de komende periode.

Een 1,5 meter tandartspraktijk, hoe dan?

Voor tandartspraktijken zal het werken aan de stoel altijd binnen 1,5 meter plaatsvinden. Om het risico van een besmetting met corona te minimaliseren is er een duidelijke Leidraad Mondzorg Corona opgesteld. Het is de bedoeling om op basis van ‘triage’ een selectie aan de poort te maken. Je moet dus van je patiënten weten of ze klachtenvrij zijn. Hoe ga je dat doen? Ga je ze allemaal bellen of mailen? En wat als ze niet opnemen?
Er zijn oplossingen om een afspraak-sms bijvoorbeeld aan te vullen met voorzorgsmaatregelen. Een combinatie hiervan kan natuurlijk ook.

Heb jij al een 1,5 meter wachtkamer?

De praktijken mogen dus weer open. Veel praktijken hebben de agenda’s al vol maar de vraag is of al deze afspraken volgens deze planning door kunnen blijven gaan. Is de wachtruimte bijvoorbeeld geschikt voor ‘de 1,5 meter-samenleving’? Is de ruimte ook geschikt als patiënten te vroeg komen? Of een heel gezin tegelijk? Laat je de patiënten buiten wachten op 1,5 meter, zoals er nu ook rijen voor de supermarkt staan? Allemaal zaken waar je over moet nadenken om je praktijk verantwoord open te houden. Binnen de ‘1,5 meter-samenleving’, die volgens de regering voorlopig nog zal blijven.

Maar hoe ga je nu de gemiste weken inlopen?

Wanneer je binnen deze regels de praktijk op 100% kan laten draaien, kunnen alle geplande afspraken (met uitzondering van de risicogroepen) weer doorgaan. Maar dit betekent dat alle reguliere behandelingen die plaats hadden moeten vinden tussen 16 maart en 21 april nog niet ingehaald zijn.
Dit zijn 5 volle werkweken. Wanneer je die vanaf nu in de planning zet, vult je agenda zich, maar je loopt niet in op de achterstand. Op die manier zal de omzet van 2020 aanzienlijk lager uitvallen.

Mogelijke oplossingen

• Een uurtje of twee uur langer open per dag. Van 9 tot 17 naar 9 tot 19 bijvoorbeeld.
• Zaterdag of zondag open.
• Werken in shifts, bijvoorbeeld van 8.00 tot 15.00 uur en 15.00 tot 22.00 uur
• Als niet alle kamers bezet zijn, kan dit misschien binnen de huidige openingstijden
• Dit jaar niet dichtgaan tijdens vakantie, als dat voorheen gebruikelijk was

Meer uren, meer personeelsleden?

Stel je hebt 8 uur per dag patiënten in de stoel, keer 5 dagen, keer 5 weken. Dit betekent dat er per kamer 200 stoeluren zijn om in te halen. Op basis hiervan is het handig om een schema te maken om de uren per kamer in te halen. Je hebt nog 36 werkweken dit jaar. In het gunstigste geval betekent dat de rest van het jaar 1 uur per dag langer open om de afgelopen 5 weken in te halen.

Welke optie je ook kiest, je vraagt meer van je personeelsleden. Misschien heb je zelfs extra personeel nodig. Maar personeel is juist binnen de mondzorg lastig te vinden. Dat vereist ook weer een goed plan. Willen bijvoorbeeld alle medewerkers meer werken? Of heb ik misschien toch extra personeel nodig?
Het is ook een lange periode voor je personeel om langer te werken zonder compensatie. Gelukkig is het mijn ervaring dat personeelsleden erg betrokken zijn bij de praktijk en best mee willen denken. Ze weten ook dat ze baat hebben bij een gezonde werkgever.
Nu is dan wel belangrijk om dit snel met je personeel te bespreken. Het kan bijvoorbeeld tot gevolg hebben dat iemand anders de kinderen van school moet halen of naar sport brengen.

Het begint nu

Wanneer je vanaf nu elke week het oude rooster blijft draaien, betekent dat nog eens extra uren inhalen in de resterende weken van het jaar. Tot wanneer is dat haalbaar met 200 uur per kamer?

Je staat er niet alleen voor

Misschien is het een idee om een zoom vergadering met het personeel in te plannen. Het is leuk om elkaar te zien en te spreken en samen te overleggen hoe je dit als team samen gaat oplossen.

Wij staan ook voor je klaar als je vragen hebt of wilt sparren over hoe je het aan gaat pakken.